このページの目次
勤怠管理、給与計算のこのようなお悩みを解決いたします。
１ 手作業の工程が多く、時間がかかりミスも多い
- 出勤簿やタイムカードを手作業で集計しており、勤怠管理や給与計算に非常に時間がかかっている
- 紙ベースから集計データをエクセル表に入力しているので余計な工程が多い、手入力によるミスも発生しやすい
- 給与の締日から支給日までは残業しないと作業が終わらない
- タイムカードの打刻漏れなどを事務担当者がチェックして個別に確認するのが大変
- 有給休暇の付与日や残日数が人ごとに違うので、手作業の管理では内容が正しく把握できていない不安がある
２ シフト作成が大変
- シフトが何パターンもあり、手作業の作成に時間がかかる
- シフト希望を個別に募ったり、希望表を回収してデータに入力する手間が大変
- シフト表を作成する店長の残業時間が多い
- 出来上がったシフト表を個別に配布する作業も煩雑
３ ペーパーレス化を進めたい
- タイムカードや給与計算の書類の保管場所が足りない
- 労働基準監督署や年金事務所の調査があった場合に、指定された書類を探しにくい
- 保管期限の過ぎた書類の処分にもコストがかかる
４ 不測の事態に対応できない
- 営業職で直行直帰の打刻が難しい、出張時の打刻が難しい
- 不正打刻を防止したい
- テレワークを導入したくても大量の紙の資料を持ち運べない、気軽に過去データが閲覧できない
クラウド型の勤怠管理システムの導入
働き方改革を促進する為には、業務の効率化が必須となります。その中でも社内の基幹業務である勤怠管理や給与計算業務、さらにはそれらに基づく帳票管理を手作業で行う手間に比べ、クラウド型勤怠管理システムの利用は圧倒的な業務効率とミスの削減に大きなパフォーマンスを発揮します。
その上で、当事務所では手作業ではなかなかカバーしきれない変形労働時間制による複雑な時間計算や未払い残業の是正、従業員の長時間労働の是正、年次有給の５日付与の義務化に伴う有休管理など、企業が抱える課題やリスクについても専門的な立場で削減させていただいております。
クラウド型勤怠管理システムは、ソフト型の勤怠システムに比べ以下の点で優れています。
| クラウド型の勤怠管理システム | ソフト型の勤怠管理システム（インストール型） | |
| デバイス | PC、スマホ、タブレットなど様々な末端からアクセス可能⇒場所を問いません | ソフトをインストールした専用のＰＣからでないとアクセスできないものが多い ⇒専用のＰＣがある会社に常駐しておく必要がある |
| インストール | 不要 | 必要 |
| バージョンアップや法改正への対応 | 自動 | 対応版のインストールば別途必要（有料の場合も） |
クラウド型の大きな特徴は、インターネットに接続されていれば、管理者がどこにいても勤怠データを閲覧、管理することが可能という部分です。移動先で持ち出し用のノートパソコンからアクセスしたり、在宅ワークで自宅からアクセスすることも可能ですので、管理者が本社に常駐する必要がありません。
ジョブカン認定アドバイザーが導入支援を行います
当事務所では使いやすく多彩な機能を兼ね備えたクラウド型勤怠管理システムである、『ジョブカン勤怠』の利用を推奨しております。
ジョブカン勤怠の内容を理解したジョブカン認定アドバイザーである社会保険労務士が、システムと法律的な両面をＷでサポート。
また、当事務所を通じてご利用いただくことで、ジョブカン勤怠の利用料を定価よりもお安くご利用いただくことが可能です。
※人数規模による（別途お見積り）
また、ジョブカン勤怠の周辺シリーズである、『ジョブカン給与』や『ジョブカン労務管理』などを合わせてご利用いただくことで、更に便利かつ効率的に業務を行っていただくことが可能です。
（当事務所を通じてご利用いただくことで、周辺シリーズの利用料についても定価からの割引がございます）
その他、人事・労務管理に特化したクラウドソフトであるオフィスステーションシリーズの導入サポートも可能。
（利用料の割引サービスあり）
会社の制度やご希望にあった最適な管理方法をご提案させていただきます。
初期設定に不安のある方でも安心
手作業による勤怠管理や給与計算の煩わしさを感じていても、いざ勤怠管理をシステム化しようとなると中々踏み出せない会社も多いと思います。
- 今までアナログで管理してきたので、操作に自信がない
- どんなシステムを選んでよいか分からない
- 初期設定のやり方が分からない
- 設定方法を調べたり、細かい設定を行う時間がない、面倒だ
- 当社は複雑な変形労働時間制を採用しているので、就業規則の内容にまで踏み込んで設定をしなければならない
といった不安を抱えていらっしゃる方がほとんどです。
いったん初期設定を行ってしまえば、あとは日々の打刻や毎月の決まった作業だけで済みますが、初期設定にはシステム面の理解と、法律や就業規則の内容を網羅しているかどうかを判断する専門的な知識も必要になってまいります。当事務所ではシステムと法的な両面から導入のサポートを行っておりますので、安心して業務の効率化を進めていただくことができます。
お客様のニーズに応じてどのような管理が最適か、しっかりとヒアリングさせていただきますので、システムの導入サポートから初期設定の代行までお任せ下さい。
サポートの基本的なステップ
１．社内の実態調査、ヒアリング
現在の時間管理の方法、集計方法（部署や職種ごとに異なる場合はパターン毎に）給与計算のフロー、利用している給与計算システムについて、残業時間・有給休暇の取扱いルールや管理方法、シフト制の業種であればシフト希望の申請やシフト作成についてなど
また、上記に伴う会社の就業規則のチェックも行っていきます。
２．ヒアリング内容の整理とシステム設定のご提案
ヒアリングした内容を元に、システムによって自動化できる内容、廃止や見直しをすべき内容の整理を行っていきます。そして、就業規則や賃金規程に定められている内容、給与計算時の細かいルール、集計方法、ご使用の給与システムへの反映方法等をどのように勤怠管理システムへ設定すればいいか、具体的にご提案させていただきます。
３．初期設定、テスト運用
初期設定の代行をさせていただいたのち、デモアカウントをご利用いただきながら、実際の使用感を確認していただきます。その中で、改善したい点や追加したい機能などがあれば改良を重ねていきます。部署や店舗が複数あり、従業員数の多い会社であれば、まずは本社の基幹社員へ導入→本社の全社員・パートへ導入→各店舗の社員へ導入→各店舗のパートへも導入、などステップを踏んでいただくとスムーズです。
この段階で、各従業員への説明が必要な場合は、説明会の実施やマニュアル作成のサポートをさせて頂くことも可能ですので、ご安心下さい。（※人数や内容に応じて別途費用が発生する場合がございます）
４．本導入スタート
テスト運用の内容を踏まえ、最終的に設定を行った内容に基づき運用していただきます。もちろん、運用後も細かい操作のアドバイスや運用前には想定できなかった事項について、再度設定を行うことも可能です。
毎月の勤務データの推移を確認することで、それまで潜んでいた問題点が浮き彫りになるケースも少なくありません。会社の状況に応じて、今後の更なる働き方の改善をご提案させていただきます。
勤怠管理システムの導入と同時に、給与計算業務を当事務所へ外部委託していただくことも可能。
これを期に、毎月の締日からの作業を圧迫していた給与計算業務から解放され、本業に専念したいというご希望をお持ちのお客様も多数いらっしゃいます。担当者が退職してしまった場合は次の担当者を教育する時間も必要になってまいります。こういった時間のロスや人件費、給与計算システムの利用料などを考慮すると、給与計算業務を外部委託していただく方がコスト面でもお得になるケースもございますので、ぜひご相談下さい。
