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このような理由でお問い合わせいただいております
- 年金事務所から調査通知が送られてきた。なにも違法なことはしていないはずなのに！？
- 労働基準監督署から突然、調査の呼び出しを受け不安だ…
- 会計検査院の調査ってなに？
- 調査でどんなことを聞かれるの？ 何を準備すればいいの？
- 調査で指導を受けたが、具体的にどんな改善策をとればいいか分からない
行政機関の調査とは
労働基準監督署・労働局による調査、年金事務所による調査の通知は、ある日突然、事業所にやってきます。これらの調査は拒むことができず、調査当日の対応時間もさることながら、膨大な資料を準備する事前の準備時間も発生いたします。当然、指導や是正勧告を受けた場合には事後対応にも多くの時間を割かれることに。
また、これらの調査に対応するためには、労働関係、社会保険関係の法律や制度の仕組みを熟知していなければならず、経営者様自らが対応するには非常に不安を伴うものと思われます。
行政機関からの調査通知が届きましたら、是非お早めにご相談下さい。
事前の対策や調査当日の対応によって、是正の結果が大きく変わる可能性があります。
事前準備から模擬調査による問題箇所の洗い出し、調査への同行、事後対応までを丁寧にサポートさせていただきます。
年金事務所の調査
年金事務所による社会保険の調査とは、
- 主に算定基礎届の提出に付随して行なわれる、「定時決定時調査」
又は、
- 時期に関係なく事業所に調査通知が届く「総合調査（適用調査）」
という形式で実施されることが一般的です。
ここ数年は社会保険の未加入問題への取り組みが強化され、３～４年に一回の頻度でどの事業所に対してもこのような調査が行なわれることになりました。また、平成２８年１０月１日からは、特定適用事業所（厚生年金の被保険者数が常時５００人を超える事業所）における短時間労働者の社会保険の適用拡大が開始されており、今後も更に年金事務所の調査は強化されていくものと予想されます。
このように、年金事務所の調査とは定期的に行なわれるものですので、会社に特別な違反行為がなくとも回ってくるものだとお考え下さい。まずは落ち着いて現状を把握することから始めましょう。
どんな内容をチェックされるのか
調査の目的にもよりますが、一般的には以下のような項目をチェックされることになります。
- 保険料が報酬に応じて正しく徴収されているか
- 入社時より正しく社会保険に加入しているか
- パートやアルバイトの社会保険への加入状況
- 役員の社会保険への加入状況
- 算定基礎届や昇降給時の月額変更届の届出状況
- 賞与の届出状況
いかがでしょうか。
適正に加入や届出が行なわれている場合は何の問題もありませんが、届出書類に不備があったり、試用期間中なんだから社会保険には加入しなくていいよね。
パートなのに社会保険に加入させないといけないの？
報奨金は臨時的なものだから、保険料の算定から除外している。
複数の事業所から報酬が出ている役員がいるが、二ヵ所以上の届出はしていない。
など、このようなケースでは是正指導を受け、過去に遡って保険料を徴収される可能性も非常に高いといえます。
パート、アルバイトの社会保険の加入に要注意
パート、アルバイトなどの短時間労働者であっても、一定の要件を満たす場合、社会保険への加入義務があることはご存じでしょうか。特にこれら短時間労働者の社会保険への加入漏れが多数指摘されており、調査でも厳しくチェックされる項目のひとつになっております。
1日または1週間の所定労働時間が正社員の概ね3/4以上であること。
1ヶ月の労働日数が正社員の概ね3/4以上であること。
とされています。
一般的な目安として、週の労働時間が３０時間、月の労働時間が１３０時間前後を超える従業員がいる場合には要注意です。
また、ご相談いただく事例でよくあるのが、「パートさん自身が社会保険には入りたくないと言っている！」というようなケースです。残念ながら社会保険への加入非加入は本人が選択できるものではありません。従業員のためによかれと思って見過ごしていた場合でも、未加入が発覚した場合には、過去の保険料も含めて徴収されることになります。突如、莫大な費用負担が企業に強いられることになってしまうのです。
そして、もし、「短時間労働者には、社会保険に加入しない範囲で補助的な業務に従事してもらいたい」という場合には、現状の雇用区分による働き方の見直しが必要になるケースもございます。短時間労働者の勤務時間帯は２交代制にして明確に分ける、一人に偏らない業務分担を行うなど、就業規則の見直しを行うことで従業員の希望に応じた働き方を実現できるケースもあるのです。
正しい理解と工夫が大切です
なお、社会保険というと保険料の負担ばかりに目が行きがちですが、病気や妊娠出産時の給付・将来の年金額にも大きな影響がある大切な社会保障制度です。よって、定期調査とは別に、従業員が会社の社会保険の未加入を内部告発することで調査が行なわれるケースもなきにしもあらず。従業員に安心して働いてもらうためにも、これらの制度を軽視することは非常に危険です。
調査への対策も当然のことながら、事後対応、現状の制度の見直しについてもサポートさせていただきますので、是非ご相談下さい。
労働時基準監督署の調査
労働基準監督署による調査とは
定期的に行われるもの（定期巡回調査）
労働者からの申告により行われるもの
労働災害発生の原因究明や、再発防止指導のために行なわれるもの
があります。
その方法とは、アンケートへの協力というかたちで自己申告をしてもらい、改善を促す方法、労働基準監督官が事業所に立入調査して指導する方法、あらかじめ指定された帳票を労基署へ直接持参して帳票の確認を行う方法などがあります。
いずれにしても賃金台帳やタイムカードなどといった必要書類の準備を行ったり、経営者や事務の担当者も内容の説明にすぐに応じられるよう心構えをしておかなければなりません。もちろん、社内の労務管理に全く問題がなければよいのですが、「うちはきっちりと管理しているから大丈夫」と思われていても実際には「法律のそんな細かい部分まで知らなかったよ！」というケースも多いのではないでしょうか。
そして、当日の調査において法令に違反する内容や改善すべき事項が発覚した場合には、監督官から是正勧告書や指導票の交付を受けることになります。もちろん、これらの勧告や指導を受けた場合にはそれで終わりではありません。
未整備の書類を作成したり、是正策を講じるべく社内で様々な取り組みを行うこととなります。場合によっては未払い賃金を精算したり、労働者への必要な説明会を開いてまわったりなど多額の費用負担や膨大な時間を費やすことも十分にあり得るのです。
そして、もしこれらの是正勧告を無視して強硬な態度をとり続けておりますと、最終的には書類送検されてしまう可能性もありますので、くれぐれも注意しなければなりません。
定期監督調査
近年、法令を無視し、従業員を酷使するいわゆる「ブラック企業」が社会問題となっております。長時間労働やハラスメントにより健康障害を引き起こしたケース、さらにはそのような環境による労災認定、うつ病自殺などの報告も後をたちません。
このような背景から、労働基準監督署による長時間労働の抑制・未払い賃金の取締り・メンタルヘルス対策への対応確認などが強化されており様々な調査が実施されています。
調査の強化月間を設け、サービス業や医療介護業など、特に長時間労働が懸念されがちな業種、パートやアルバイトが多い業種、離職率の高い企業、労災事故の多い企業など、様々な情報を元にターゲットの事業所を選別し、定期的に巡回指導を行っているようです。
調査の目的にもよりますが、一般的には主に以下のような項目をチェックされることになります。
- 労働者名簿、タイムカードや賃金台帳などの法定帳簿が整備されているか
- 時間外労働・休日労働に関する協定書（３６協定）協定の作成、届出
- 就業規則の作成届出とその内容
- 変形労働時間制が採用されている場合はその協定書の作成状況、および実態調査
- 労働条件の明示状況
- 賃金が適正に支払われているか
- 健康診断の実施や安全衛生
いかがでしょうか。気になる点がある場合にはもちろん、見落としている内容がないか、最新の法改正内容に対応できているかなど、専門家のアドバイスを受けられることをお勧めいたします。調査日までに問題点を洗い出し、是正に向けてすでに取り組んでいるという誠意ある姿勢を示すだけでも監督官の心象は違ってくるように感じます。
調査までの事前チェック、再び是正指導を受けないための事後対応、賃金の支払い方法や勤務体系など現状の制度の見直しについても丁寧にサポートさせていただきます。
労働者からの申告による調査
インターネット環境が充実した現代においては、誰でも簡単に必要な情報を手に入れることができます。また、弁護士等の専門家による「未払い賃金請求の無料相談会」が実施されていたり、労働基準監督署や労働局にも様々な労働問題の相談窓口が設けられております。よって、職場で「おかしいな」と感じたことがあれば、労働者はいつでもすぐに行動に移す時代になってまいりました。
最近は労働者の権利意識が強くて…というご意見をよく耳にしますが、「自分の身は自分で守らなければいけない」というこのような現象は、終身雇用や年功序列による賃金制度が崩壊した現代社会においてはある意味当然のことなのかもしれません。
このような背景から、
「残業代が支払われていない」
「パートには有休がないと言われた」
「勝手にシフトを削られたので、休業手当を払ってほしい」
「ある日、突然雇止めの宣告を受けた」
「解雇予告手当を払ってもらえない」
というように、労働基準監督署へ内部告発や退職者からの申告があった場合にも、事業所への調査が行なわれることになります。
申告による調査の場合は、労働者からの申告であることが知らされる場合もありますが、労働者保護の観点から定期監督調査との名目で行なうケースもあります。いずれにせよ、これらの調査は労働者から寄せられた具体的な問題を元にした調査ですので、定期監督調査と比較して、厳しくチェックされるケースが多いように感じます。
未払い賃金の調査の場合には、タイムカードや賃金台帳などの書類だけでなく、社内への入退室記録やパソコンの操作記録の確認が行われることもあります。残業代の計算時間数と、実際に労働者が会社に残っていた時間に誤差がないか、いわゆるサービス残業の有無を徹底的に調べ上げるのです。
そして、もし未払い賃金がある場合には確実に２年間分の遡及支払の是正勧告がなされるものと覚悟しなければなりません。更に、労働者の申告内容以外の項目についても調査が行われる可能性が高いため、十分に注意が必要なのです。
会計検査院の調査
まれに、「会計検査院」による調査の通知がきたというご相談をいただきます。会計検査院とは国や法律で定められた機関の会計を検査し、会計経理が正しく行われるように監督する職責を果たしています。簡単に言いますと、国、県、市町村、特殊法人などの役所が正しく会計処理を行なっているかのチェックをする「役所を調査する機関」ということになります。
ということは、「役所の調査なんだから、民間の会社とは関係ないのでは？」という疑問が浮かんできますよね。ところが、役所に対する調査の過程において「A会社に関する処理を正しく行なっていないようだ」という不審な点を発見すると、その原因を究明すべくA会社についても徹底的に調査が行なわれることになるのです。
労働保険料の申告納付が正しく行なわれているか、社会保険への未加入者がないかという目的の調査であれば、当然会社側にも関わってくる内容だということになります。
なお、会計検査院による調査は役所を調査する調査というだけあって、非常に厳しいものとなっております。例えば、通常の年金事務所の調査であれば、社会保険の未加入者に対して２年間分の保険料の遡及徴収を行なわないケースもあり得ますが、会計検査院の調査であるとほぼ遡及徴収をされるものと覚悟しなければなりません。会社の言い分もほとんど通りませんので、指摘された事項には応じるほかないのが現状です。
調査までの事前チェック、再び是正指導を受けないための事後対応、賃金の支払い方法や勤務体系など現状の制度の見直しについても丁寧にサポートさせていただきます。
